Le module VoIP connecte votre système téléphonique infonuagique à vos dossiers de patients. Un appel entrant est associé à l’appelant et consigné à son dossier avant même que votre équipe ne réponde — et les appels de rappel automatisés permettent aux patients de confirmer ou d’annuler leurs rendez-vous au clavier, dans leur propre langue.
Le module VoIP de Clinicmaster relie un système téléphonique infonuagique à vos dossiers. Les appels entrants sont associés au patient par numéro et enregistrés sous forme de résumé d’appel structuré; les appels sortants automatisés diffusent un message vocal multilingue qui permet aux patients de confirmer ou d’annuler leurs rendez-vous au clavier. Il se connecte à votre système téléphonique — il ne le remplace pas et ne transporte pas l’audio de l’appel, et il est sous licence et configuré par clinique.
Votre système téléphonique gère les appels; Clinicmaster transforme chaque appel en contexte, en dossier propre et — pour les rappels — en réponse. Deux directions, un seul dossier patient.
Quand le téléphone sonne, le numéro de l’appelant est comparé à chaque numéro de patient au dossier — cellulaire, domicile, travail ou autre — et le dossier apparaît avant que vous ne répondiez.
Chaque appel entrant devient un résumé lié au patient : motif, personne ayant répondu, résolution, langue parlée, durée et notes libres — aucun journal d’appels distinct à rapprocher.
Lorsqu’un appel se conclut par une réservation, le rendez-vous est lié au résumé de l’appel — pour que vous puissiez voir quels appels se sont transformés en visites planifiées.
Les appels sortants diffusent un message vocal dans la langue du patient et lui permettent de confirmer ou d’annuler le rendez-vous directement au clavier — la confirmation est réinscrite à l’horaire.
Acheminez les appels par des files d’attente téléphoniques et associez chaque poste au bon membre du personnel Clinicmaster, pour que le journal indique toujours qui a traité l’appel.
Les listes de motifs et de résolutions — et la source de référence captée à chaque appel — sont configurées selon la façon dont votre clinique trie réellement les appels, pour que les rapports restent cohérents.
Aucune boîte de recherche, aucun besoin de demander aux appelants de répéter des détails que vous avez déjà. Faites défiler pour suivre un appel de la première sonnerie jusqu’à un résumé consigné au dossier du patient.
Votre fournisseur VoIP connecte l’appel à une file d’attente et envoie l’événement à Clinicmaster en temps réel, qui compare le numéro à chaque numéro de patient au dossier — pendant que votre équipe reste sur l’horaire.
Lorsque le numéro correspond, le nom, le type, la ville et la langue du patient apparaissent instantanément par-dessus votre calendrier — un clic ouvre le dossier complet, et vous pouvez définir le motif de l’appel en répondant.
Votre équipe étiquette le motif et la résolution, ajoute des notes et lie tout rendez-vous réservé. Le résumé se trouve au dossier du patient et alimente vos rapports d’appels.
Parce que chaque appel est associé et traité à la réception, votre journal d’appels n’est pas une liste de numéros — c’est une liste de patients, avec le motif de leur appel et ce que votre équipe en a fait.
En plus des SMS et des courriels, Clinicmaster peut passer un appel vocal automatisé pour rappeler un rendez-vous aux patients. Lorsqu’ils appuient sur une touche pour confirmer ou annuler, l’horaire se met à jour de lui-même.
Le clavier, le nombre de tentatives et la voix sont définis par clinique. Une confirmation marque le rendez-vous comme confirmé; une annulation libère la plage — personne à la réception n’a à y toucher.
« Bonjour Aiden, rappel de votre rendez-vous de physiothérapie jeudi à 10 h 30… »
Les résumés d’appels sont structurés, pas gribouillés sur un papillon adhésif. Les listes de motifs et de résolutions sont configurées selon la façon dont votre clinique trie les appels, pour que les données soient assez cohérentes pour en faire des rapports.
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